フォルダやファイルの採番ルール

経理業務に限られませんが、「効率化」には、「探す時間を減らす」という観点も極めて重要ではないかと思います(「段取り」の部分)。

実際にファイルを開いて作業を始めるまでにかかる時間ですが、整理整頓できていればほとんど時間はかからないと思います。

しかし、それができていなければ、「あのファイルどこだったっけ?」となったり、担当者が交代したときには、どこにどのファイルがあるのか覚えるのに手間がかかってしまうこともあるのではないでしょうか。

フォルダやファイルを整理するときに、ある程度のボリュームになりそうなら、ネーミングに際して以下のルールを設定してはいかがでしょうか。

・数字3桁(###)+アンダーバー(_)+フォルダ・ファイル固有名称 とする
 (例)200_月次決算(その下のフォルダ階層では210_売上 など)

(留意1)数字は必ず3桁(10なら010)とすること

(留意2)採番はある程度間隔を持たせること(最上位の階層では100番の次は200番など。後から困りません)

こうすれば「番号」として整理できます。後は、名前順に整列させておけばファイルを探すのに時間は取られないのではないのでしょうか。

竹内由多可

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