コミュニケーションツールの選択

ITの技術革新により、コミュニケーションツールは各段に増えました。

【かつて】 Face to Face / 電話 / 手紙 / FAX

【現在】上記に加え、電子メール / Web会議 / ビジネスチャット

個人的には、仕事のミスのかなりの部分には、コミュニケーションのミスが絡んでいると思うのですが、これらのコミュニケーションツール、それぞれメリットデメリットありますが、その時々の状況に応じて、ベストなツールを意識的に選択できていますでしょうか。

以下、思いつくままですが、私が思うそれぞれの方法のポイントを挙げてみたいと思います。

• Face to Face
  会うための場所の手配や、移動時間も必要ですが、直接相手の反応を見ながらなので、誤解が最も生じにくく相互理解も短時間で進む。
  だけに、場合によっては「会う必要ありましたかこれ？」とならないよう重要性との勘案が肝要
• 電話
  思い立ったらすぐ連絡を取れる。
  ただ相手にしてみれば、いきなり割り込まれることになるため「緊急性・重大性」とのバランスが取れていることが重要。
  また、気軽に電話できる距離感かどうかということも。
  「言った言わない」になったら困るような内容は、後でメールで文章で残すなどの工夫も必要。
• 手紙
  手紙を書くということはかなり限られた状況かと思います。
  ただし、手紙に限らず業務メモなどでもそうですが、手書きのメッセージを受け取るというのは多くの人にとってうれしいことではないでしょうか。
• FAX
  相手がメールアドレスを持っていないなど、かなり限られた状況でしか出番はないのではないでしょうか。
• 電子メール
  きちんと確認内容を残すという意味において、また多数に発信するという意味において強力なツール。
  逆にそうではない状況なら、「書く」ことに時間がかかると、かえって不効率という事態に陥りやすいツール。
  「電話でいいのでは？」「詳細は電話します、でよいのでは？」というケースが少なくないように思います。
  「電話したくないからメール」というのは、正解ではないと思います。
  よほど込み入った内容でなければ、メールに書く内容は、電話すれば数分の1の時間で済みます。
• WEB会議
  通常の会議と同じですね。
  必要な出席者で必要な時間でコンパクトに。
  移動時間を要しないからとって、この原則から外れないことだと思います。
• ビジネスチャット
  電話はできないけど、短文のやりとりなら、という状況で最も有効なツールでしょうか。

日々、進化が続いているので、私の発想がすでに陳腐化しているところもあるかもしれません、その際はご容赦ください。

コミュニケーションは仕事の基本なので、新しいツールにはキャッチアップし続ける必要があると思います。

参考になれば幸いです。

竹内由多可